Ebab kvalitetssäkrar projektledning med Uppdragsportalen UPP

Ebab har verkat i över 40 år i branschen och lanserade i början av året en uppdragsportal som vi kallar UPP. Den har skapats via vårt kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöledningssystem för att styra projekt och uppdrag inom ramen för Ebabs sätt att arbeta. Denna framgångsrika metod kallar vi för Ebabs sätt att arbeta och har resulterat i över 90 % återkommande kunder.

Vår senaste kundundersökning visade till vår stora glädje att våra kunder är benägna att rekommendera oss till andra. Detta mäts i Net Promoter Score eller NPS, där vi fick hela 88. Vi vet också att våra återkommande kunder ställer höga krav och upplever en hög grad av nöjdhet. För att möta omvärldens nya krav har vi dock vässat oss ytterligare genom att förbättra vårt arbete med att leda projekt och styra kvalitet och hållbarhet via en uppdragsportal i Microsoft 365. 

Varje uppdrag i Uppdragsportalen presenteras med en omfattande översikt, en tydlig visualisering av dess aktuella stadier och status för relevanta aktiviteter. Varje stadium övervakas genom grindar som öppnas av projektledaren och ger värdefulla insikter i flera projekt. I grund och botten hjälper Uppdragsportalen oss att bli ännu bättre projektledare!

De vanligaste utmaningarna när det handlar om att hantera ledningssystem och IT-system är att få användarna att uppskatta och finna nytta och värde i dem. I Uppdragsportalen hanteras projekt med hjälp av Microsoft 365 och SharePoint Online. Utan onödiga komplikationer används standardfunktionalitet till fullo, tillsammans med inbyggda regler för automatiserad och standardiserad åtkomstkontroll.

130 uppdrag styrs idag – så här tycker användarna

Uppdragsportalen är användarvänlig, lätthanterlig och det gick snabbt att lära sig. För mig var det enkelt att navigera och hitta de funktioner och projektinformation jag behöver. Detta sparar både tid och blir mer effektivt.
–Amna Qazi

Vi tog kontakt med två av Ebabs projektledare, Amna Qazi och Samuel Roihjert, för att få deras perspektiv på Ebabs Uppdragsportal.

Samuel: Jag använder Uppdragsportalen nästan dagligen. Det beror lite på hur veckan och arbetsdagen ser ut. Gränssnittet är användarvänligt och det är bra att hela tiden ha en översikt över projekten, vart man står och vad som är klart eller kvarstår i respektive skede. Jag upplever att det är enkelt att spåra dokument eller hitta mallar både via mappsystemet och sökfunktionen. Och som sagt, egenkontrollen och den översiktliga bilden av projektet är bra visualiserad.

Amna: Jag använder dagligen Uppdragsportalen för den ger mig en tydlig överblick över pågående projekt. Jag kan snabbt se status, viktig information (egenkontroll och grindar) och andra nyckeluppgifter om varje projekt. Det gör det lättare att prioritera och planera min arbetsdag. En av mina favoritfunktioner är möjligheten att enkelt skapa och hantera att göra-listor för varje projekt. Detta hjälper mig att hålla koll på vad som måste göras och vad som är på väg att göras. Det ger mig en känsla av kontroll och effektivitet. Microsoft365 främjar bättre kommunikation och samarbete. Det är lätt att dela dokument, skicka meddelanden och samarbeta med teammedlemmar. Detta har definitivt förbättrat produktiviteten och kvaliteten på vårt arbete.

Kontinuerlig förbättring

Målet med projektet var att skapa en portal som är modern och visuellt tilltalande, med innehåll som är tillgängligt på mobila enheter samt förstås förenkla arbetsuppgifterna för användarna. Vi tror genom den feedback och respons vi har fått hittills att Uppdragsportalen tillför värde både för kunderna och Ebab. Kunderna får en projektledare med full koll på ett projekts alla grindar och kan därmed säkerställa kvalitet genom hela processen i ett projekt. För det gäller ju att se upp när vi arbetar!